Automatiser, oui. Mais pourquoi ?

L’automatisation : quand la technologie travaille enfin pour nous

Il y a des tâches que l’on fait tellement souvent qu’on ne les remarque même plus.

Ouvrir un e-mail. Télécharger une pièce jointe. La renommer. La déplacer dans un dossier. Copier une information dans un autre logiciel. Répondre à un message. Ajouter un rendez-vous dans un agenda. Chercher une information quelque part pour la recopier ailleurs.

Une fois, cela ne prend presque rien.

Mais répété dix, vingt ou cinquante fois par semaine, le temps finit par s’accumuler.

Et c’est précisément là que l’automatisation devient intéressante.

Pas pour faire plus de technologie.

Pour faire moins de tâches inutiles.

Automatiser, ce n’est pas tout robotiser

Quand on parle d’automatisation, on pense souvent à quelque chose de complexe : intelligence artificielle, robots, logiciels capables de prendre des décisions à notre place…

En réalité, une automatisation peut être extrêmement simple.

Un formulaire est rempli par un client. Les informations sont récupérées automatiquement. Un dossier est créé. Les documents sont classés au bon endroit. Une notification est envoyée à la personne concernée.

Personne n’a besoin de copier-coller les informations cinq fois.

Personne n’a besoin de vérifier que le document a bien été placé dans le bon dossier.

Le système s’occupe simplement de ce qu’on lui a demandé de faire.

Et c’est probablement l’une des choses les plus importantes à comprendre : une automatisation n’a pas besoin d’être spectaculaire pour être utile.

Une petite automatisation qui fait gagner cinq minutes chaque jour peut avoir beaucoup plus de valeur qu’un système impressionnant que personne n’utilise.

Le temps perdu se cache souvent dans les détails

Dans une entreprise, les pertes de temps ne viennent pas toujours de grandes inefficacités.

Elles viennent souvent de dizaines de petites actions.

Une information saisie deux fois.

Un fichier recherché pendant quelques minutes.

Un e-mail auquel il faut répondre avec pratiquement toujours les mêmes informations.

Un document qu’il faut télécharger puis déplacer manuellement.

Un rendez-vous qu’il faut recopier dans plusieurs outils.

Individuellement, aucune de ces tâches ne semble suffisamment importante pour justifier un changement.

C’est leur accumulation qui pose problème.

Imaginez consacrer seulement dix minutes par jour à ce genre de manipulations.

Cela représente déjà plus de quarante heures sur une année de travail.

Un peu plus d'une semaine complète.

Et dix minutes, ce n’est vraiment pas beaucoup.

Mais faut-il tout automatiser ?

Non.

Et c’est justement là que les choses deviennent intéressantes.

Une entreprise peut techniquement automatiser énormément de choses. Cela ne signifie pas qu’elle devrait le faire.

Certaines tâches demandent du jugement, de l’expérience, de la créativité ou simplement une relation humaine.

Un client qui explique une situation particulière n’a pas forcément envie de parler à un système automatique.

Un devis complexe ne devrait pas nécessairement être généré et envoyé sans aucune vérification.

Une décision importante ne devrait pas être prise simplement parce qu’un logiciel en est capable.

L’objectif n’est donc pas de retirer l’humain du processus.

L’objectif est de lui permettre de consacrer son temps aux choses pour lesquelles sa présence apporte réellement quelque chose.

La machine peut préparer.

Elle peut trier.

Elle peut rechercher.

Elle peut transmettre.

Elle peut calculer.

Elle peut signaler.

Mais la décision peut rester humaine.

L’automatisation doit partir d’un problème

C’est probablement l’erreur que l’on rencontre le plus facilement avec les nouvelles technologies.

On découvre un nouvel outil et on cherche ensuite ce qu’on pourrait bien en faire.

Avec l’automatisation, nous préférons faire l’inverse.

On commence par regarder ce qui pose problème.

Comment travaille-t-on aujourd’hui ?

Quelles sont les tâches répétitives ?

Où les mêmes informations sont-elles encodées plusieurs fois ?

Quels documents circulent inutilement ?

Quelles informations sont difficiles à retrouver ?

Quelles tâches reviennent chaque semaine, toujours de la même manière ?

Ce n’est qu’ensuite que la technologie entre en jeu.

Parfois, la bonne solution sera une automatisation.

Parfois, ce sera une meilleure organisation.

Parfois, un simple changement dans un outil existant suffira.

Et parfois, il n’y a tout simplement rien à automatiser.

C’est très bien comme ça.

Une bonne solution technologique commence parfois par la décision de ne rien ajouter.

L’IA change évidemment la donne

L’arrivée de l’intelligence artificielle rend les possibilités beaucoup plus larges.

Pendant longtemps, les automatisations étaient particulièrement efficaces lorsque les informations étaient parfaitement structurées.

Une date, un montant, un nom, une référence : une machine pouvait facilement les traiter.

Les choses deviennent différentes lorsqu’il faut comprendre un e-mail, analyser un document ou extraire une information d’un texte.

L’IA permet désormais d’intégrer une certaine compréhension dans ces processus.

Un e-mail peut être analysé pour identifier son sujet.

Un document peut être lu pour en extraire certaines informations.

Une demande peut être catégorisée.

Des informations provenant de plusieurs sources peuvent être regroupées.

Mais là encore, il faut garder la tête froide.

L’IA peut se tromper.

Elle peut mal interpréter une information.

Elle peut produire une réponse qui semble parfaitement correcte alors qu’elle ne l’est pas.

Automatiser avec de l’IA ne signifie donc pas supprimer toute vérification.

Au contraire, plus une automatisation peut avoir de conséquences importantes, plus il est nécessaire de réfléchir à l’endroit où l’humain doit garder le contrôle.

Une technologie discrète

Nous avons parfois une vision étrange de la technologie.

Nous imaginons qu’une bonne solution doit être visible.

Il faut une nouvelle application, une nouvelle interface, un tableau de bord rempli de graphiques…

Mais la meilleure automatisation peut être celle que personne ne remarque.

Vous recevez un e-mail.

Quelque chose se passe automatiquement en arrière-plan.

Le bon document est classé.

La bonne information est enregistrée.

La bonne personne est prévenue.

Et vous continuez votre journée.

Pas de bouton à cliquer.

Pas de procédure supplémentaire à apprendre.

Pas de robot qui vient vous expliquer que votre entreprise est désormais « propulsée par l’intelligence artificielle ».

Juste une tâche en moins.

C’est peut-être ça, finalement, une bonne automatisation.

Une technologie suffisamment bien intégrée pour devenir presque invisible.

Chez AV Interactive, nous voyons l’automatisation comme un outil, pas comme une finalité

Chez AV Interactive, notre approche est volontairement simple.

Nous ne cherchons pas à automatiser pour automatiser.

Nous cherchons à comprendre comment une personne ou une petite entreprise travaille réellement, où elle perd du temps et quelles tâches pourraient être simplifiées.

Parce qu’un indépendant n’a pas forcément besoin d’un système gigantesque.

Il a peut-être simplement besoin que les informations arrêtent de circuler manuellement entre trois outils.

Une petite entreprise n’a peut-être pas besoin d’une plateforme entièrement nouvelle.

Elle a peut-être simplement besoin de supprimer quelques manipulations répétitives qui reviennent chaque jour.

La technologie devient intéressante lorsqu’elle s’adapte au travail des personnes.

Pas lorsque les personnes doivent adapter leur façon de travailler à la technologie.

Finalement, automatiser, c’est peut-être simplement récupérer du temps

Nous parlons beaucoup de productivité.

Faire plus.

Faire plus vite.

Produire davantage.

Optimiser chaque minute.

Mais ce n’est pas forcément notre vision.

Le véritable intérêt de l’automatisation n’est pas nécessairement de remplir davantage une journée de travail.

C’est aussi de pouvoir récupérer quelques minutes ici, une demi-heure là, une heure ailleurs.

Du temps pour réfléchir.

Pour créer.

Pour parler avec un client.

Pour développer son activité.

Ou simplement pour terminer sa journée avec l’impression d’avoir travaillé sur les bonnes choses.

La technologie n’a pas besoin de prendre notre place.

Elle peut simplement nous rendre notre temps.

Et pour nous, c’est probablement l’une des utilisations les plus intéressantes de l’automatisation.